Leren hoe u uw e-mail kunt beheren, is een verrassend ontmoedigende organisatorische taak. Je kunt post niet alleen visueel ordenen; je moet elk document lezen en aanraken om te archiveren of weg te gooien. Dat gezegd hebbende, de beste manier om te beginnen is om erin te springen en het nu te doen.
Hier zijn enkele handige tips voor het ordenen van e-mail.
- 01 van 05
Dump de rommel
Verminder de hoeveelheid e-mail die u ontvangt door de toestroom van ongewenste e-mail te stoppen.
Afmelden voor alle catalogi - ja, allemaal. U kunt hun inhoud gemakkelijk online vinden. De meeste hebben kleine lettertjes met instructies om je af te melden, of je kunt het online doen. Het verminderen van de hoeveelheid ongewenste e-mail die u ontvangt, vermindert de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het beheren van uw e-mail. Het is ook goed voor het milieu.
Nadat je je voor alles hebt afgemeld, zal je mailbox een tijdje zalig vrij zijn van junkmail, maar deze zal zich langzaamaan weer gaan ophopen. Blijf jezelf voortdurend van mailinglijsten verwijderen of reserveer om de zes maanden tijd om je naam te verwijderen van alle lijsten waaraan je bent toegevoegd.
- 02 van 05
Organisatietijd plannen
De meeste mensen sorteren de post terwijl ze na het werk door de deur lopen en stoppen vaak halverwege om hun jas op te bergen of hun aandacht te richten op wat er voor het avondeten is. Weersta de drang om e-mail te beheren totdat u de tijd en aandacht heeft om aan deze taak te besteden.
Als u bijvoorbeeld onderweg bij de deur sorteert, is de kans groot dat u op dat moment niet klaar bent om uw post te beheren. Je hebt het juiste gereedschap en de aandacht nodig om te beslissen hoe je elk stuk gebruikt of weggooit.
Raak een stuk papier ook nooit meer dan één keer aan als dat niet nodig is. Dit is wat papierbeheer zo vermoeiend maakt: u moet het elke keer dat u het oppakt, lezen. Wacht tot je klaar bent om te beheren en weg te gooien.
- 03 van 05
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Zorg dat u het juiste gereedschap bij de hand hebt - een papiervernietiger, een prullenbak en een archiefsysteem en kalender - om uw post weg te gooien, te recyclen of te beantwoorden.
Zet je papiervernietiger en prullenbak niet in aparte ruimtes. Ze moeten naast je zijn terwijl je werkt, zodat je meteen actie kunt ondernemen. Op deze manier heb je geen stapels papier die wachten om te worden gerecycled en versnipperd door het hele huis.
- 04 van 05
Een systeem opzetten
Er zijn drie eindspelen voor elk poststuk.
Actie ondernemen met post die nu of op termijn aandacht nodig heeft. Splits het op in andere categorieën, zoals archiveren, reageren of onmiddellijke actie.
recyclen ongewenste e-mail die geen waarde voor u heeft en geen identificerende informatie erop buiten uw naam.
versnipperen elk stuk post dat enige identificerende informatie bevat die verder gaat dan uw naam en adres. Dit omvat burgerservicenummers, geboortedata, creditcardaanbiedingen en meer.
Ga verder naar 5 van 5 hieronder. - 05 van 05
Blijf bij het systeem
Nu je een systeem hebt uitgeschakeld, moet je het in stand houden. Als je niet elke dag tijd hebt om je post te sorteren, plaats deze dan in een inbox op je bureau, in de buurt van je ingang of in een hoek op je aanrecht in de keuken. Plan om een of twee keer per week tijd te besteden aan het sorteren van elk poststuk, zodat u niets belangrijks mist.
