Prioriteit geven aan uw taken

Vrijwel iedereen heeft het gevoel dat ze te veel te doen hebben en te weinig tijd om het te doen. Als uw takenlijst vol is, hoe weet u dan welke taak u eerst moet voltooien? Dat overweldigde gevoel komt voort uit een onvermogen om prioriteit te geven aan al die schijnbaar dringende taken. Als je het gevoel hebt dat je takenlijst met de minuut langer wordt en je niet eens weet waar je moet beginnen, kun je als volgt je taken identificeren, evalueren en prioriteren.

1. Maak een lijst

   Voordat u uw verplichtingen op volgorde van belangrijkheid probeert te sorteren, moet u de tijd nemen om een uitgebreide lijst samen te stellen van alles wat u nodig heeft of wilt bereiken. Verdeel uw lijst in secties voor verschillende soorten taken. Deze categorieën kunnen zijn:

   • Dagelijkse of wekelijkse taken: Deze alledaagse "taken" kunnen persoonlijk zijn, zoals het plannen van maaltijden en boodschappen doen, of werkgerelateerd, zoals een wekelijkse teamvergadering. Als je al een dagelijkse routine volgt, ben je bekend met deze taken; als je dat niet doet, is dit een goed moment om er een te maken. Wat u opneemt, kan variëren. Sommige mensen hoeven zichzelf er niet aan te herinneren hun e-mail te checken of boodschappen te doen, maar anderen zullen de gestructureerde herinneringen waarderen om bepaalde acties op bepaalde tijden of op bepaalde dagen uit te voeren.
   • Taken met deadlines: Deze moeten op een specifieke datum zijn gedaan en vereisen voorbereiding vooraf. Denk aan een schoolkrant die over drie weken af moet zijn of een feest dat je over zes maanden plant. Dit soort taken, of projecten, kunnen later worden opgesplitst in kleinere onderdelen. De taak van het schrijven van een paper kan bijvoorbeeld worden onderverdeeld in het lezen van de relevante boeken, het ordenen van uw aantekeningen, het schrijven van een schets, het schrijven van de eerste versie, enzovoort.
   • Terugkerende taken: Deze komen niet dagelijks of wekelijks voor, maar het zijn ook geen eenmalige projecten. Terugkerende taken kunnen tandartsafspraken zijn of het indienen van uw driemaandelijkse geschatte belastingen.
   • Zelfgemotiveerde, noodzakelijke taken: Dit zijn taken of projecten waarvan je weet dat je ze moet doen, maar niemand zal je maken. Ze hebben zelden of nooit een ingebouwde tijdslimiet. Ze kunnen het verbeteren van de website van uw kleine bedrijf zijn of het vinden van een nieuwe eerstelijnszorgaanbieder.
   • Zelfgemotiveerde, onnodige taken: Dit zijn de leukere activiteiten die desalniettemin de neiging hebben om buiten de boot te vallen, omdat andere, meer duidelijk noodzakelijke taken hen verdringen. Denk aan lezen voor uw plezier of aan hobby's.
   • "Op een dag" taken: Deze taken blijven onderaan je takenlijst of in je achterhoofd hangen, maar ze hoeven meestal niet snel te worden gedaan; verf bijvoorbeeld uw radiatoren.

   Opmerking: hoe u deze lijst fysiek maakt, of dit nu op een vel papier, in een planner, in een app, met behulp van een online agenda of anderszins is, is minder belangrijk dan ervoor te zorgen dat u een methode kiest die voor u werkt en dat u ' zal gebruiken.

2. Organiseer uw lijst

   Nadat u alles heeft opgesomd dat moet worden gedaan, kunt u erachter komen wat u eerst moet doen. Alle taken kunnen worden gesorteerd in een van de vier categorieën:

   1. Dringende en belangrijke taken, of "must-do"-taken, die eerst moeten worden gedaan.
   2. Dringende maar niet belangrijke taken, die indien mogelijk gedelegeerd kunnen worden. Als het niet mogelijk is om te delegeren, moet uw planning voldoende flexibiliteit en extra tijd bevatten om ze tegemoet te komen wanneer ze opduiken.
   3. Belangrijke maar niet urgente taken, die ruim van tevoren moeten worden gepland, zodat ze niet urgent worden.
   4. Taken die niet belangrijk of urgent zijn en mogelijk kunnen worden geëlimineerd. Als je ze echter leuk vindt, moeten ze in je schema worden verwerkt, zodat ze niet overbelast raken door meer veeleisende verplichtingen.

   Tip

   Beperk uw dagelijkse taken die u moet doen tot maximaal drie. De dag kan ook kleinere taken bevatten die meer routinematig of van minder belang of urgentie zijn, maar het inladen van grote taken kan leiden tot stress en teleurstelling.

3. Beoordeel de waarde van elke taak

   U kunt de waarde van een taak op verschillende manieren beoordelen. Overweeg bijvoorbeeld of andere mensen worden beïnvloed en hoe belangrijk die mensen voor u zijn - de goedkeuring van uw baas of het welzijn van uw kinderen is waarschijnlijk belangrijker dan, laten we zeggen, de mening van een groep vreemden waar u mee instemde bij een bijeenkomst. Onthoud echter dat prioriteiten kunnen veranderen: als je baas je nu nodig heeft om iets te doen, zal je vorige eerste prioriteit waarschijnlijk naar de tweede worden gestoten.

   U kunt ook een hoge waarde toekennen aan taken waarvan u ziet dat ze op de lange termijn vruchten afwerpen of die u gewoon lonend vindt. Een referentie die u waarschijnlijk tegenkomt als u leest over het prioriteren van taken, is de 80-20-regel of het Pareto-principe, waarin staat dat 80 procent van de effecten afkomstig is van 20 procent van de oorzaken. Dit is een goede herinnering om vast te stellen waar u daadwerkelijk tijd aan besteedt en welke van uw inspanningen vruchten afwerpen.

4. Zorg voor flexibiliteit

   Een goed functionerend schema laat veranderingen toe en herkent tijdsdruk. Wees realistisch bij het prioriteren en plannen van uw dagen. Overschat bij twijfel de tijd die een bepaalde taak in beslag zal nemen. Als er twee taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd, hangt de keuze om mee te beginnen af van hoe u het beste werkt. Sommige mensen geven er de voorkeur aan om de eenvoudigere taak uit de weg te ruimen om zich te concentreren op de meer complexe; anderen zullen gerustgesteld zijn als ze eerst aan de moeilijkere taak beginnen, en een deel of alles af krijgen voordat ze verder gaan. Onthoud dat u niet één taak of project van begin tot eind hoeft op zich te nemen voordat u doorgaat naar de volgende, tenzij u natuurlijk merkt dat werken op die manier uw productiviteit verhoogt.

5. Batchtaken

   Het batchen van taken is een van de meest efficiënte manieren om die zeurende, repetitieve taken gedaan te krijgen. "Batchen" verwijst naar het continu aan hetzelfde type taak werken, zoals al uw rekeningen in één keer betalen of al uw e-mail één keer per week openen, voordat u naar een andere taak overschakelt.

   Om te batchen, identificeert u de taken die u steeds opnieuw doet en stelt u vervolgens een eenvoudige workflow in die ze kunnen volgen. Vervolgens pakt u die taken tegelijkertijd aan met behulp van die workflow. Met batchen kun je in een groef komen door dezelfde taak steeds weer opnieuw te doen, zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan het uitzoeken van instructies of wat je vervolgens moet doen.

6. Elimineer taken indien mogelijk

   Zodra je al je taken op een rij hebt gezet en ze hebt gesorteerd van meest belangrijk naar minst, wordt het duidelijk welke taken onderaan de lijst staan. Soms kunt u de taken aan iemand anders delegeren. Als dat niet mogelijk is, beslis dan of je een tijd voor ze wilt plannen of ze wilt elimineren.

   Je hebt misschien taken op je lijst staan die je niet hoeft te doen of die je niet eens wilt doen, maar je voelde je onder druk gezet om op een bepaald moment aan je planning toe te voegen, zoals naar de sportschool gaan of een boekenclubbijeenkomst bijwonen . Als het de druk uit je leven haalt, kunnen deze volledig worden geëlimineerd.

   Ten slotte kan het zijn dat je gewoon te veel te doen hebt. Als je niet alles voor elkaar kunt krijgen, evalueer dan je werkdruk om te bepalen of je gewoon wat meer oefening nodig hebt bij het stellen van prioriteiten of dat je iemand moet vertellen dat je een bepaalde taak niet langer kunt volhouden.