De meeste organisaties met meer dan een handvol mensen hebben een sterke communicatiestrategie nodig voor zowel interne als externe communicatie. Of het nu gaat om meldingen over beleidswijzigingen, dagelijkse procedures of wat dan ook, medewerkers moeten op de hoogte zijn van belangrijke zaken.
Dit omvat ook het ontwikkelen van een plan voor een kantoorverhuizing en het ontwikkelen van een verhuischecklist.
Hoewel je misschien denkt dat er zoveel stappen zijn om een kantoorverhuizing te plannen dat je geen tijd hebt om zelfs maar over communicatie na te denken, moet je echt een dag of twee de tijd nemen om een stevige strategie te creëren die zowel werknemers als je klanten op de hoogte houdt van de komende veranderingen.
Het belangrijkste is dat u uw medewerkers direct betrokken wilt houden bij de verhuizing, aangezien zij waarschijnlijk het meest door de verhuizing worden getroffen.
Belangrijke interne berichten
De belangrijkste berichten moeten betrekking hebben op de timing, verpakking, kantoorsluitingen, nieuwe kantoorindeling en details over de nieuwe locatie.
- Tijdlijn: Zorg ervoor dat u alle belangrijke stappen van de verhuizing opsomt, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten en wanneer.
- Verpakkingsinstructies:: Geef het personeel instructies over hoe ze hun kantoren of hokjes moeten inpakken voor de verhuizing. Dit moet omvatten waar ze verpakkingsmateriaal kunnen krijgen, waarvoor ze verantwoordelijk zijn en deadlines.
- Geavanceerde kennisgeving van eventuele kantoorsluitingen: Tijdens de verhuizing moet u mogelijk het kantoor sluiten om de laatste verpakking en verhuizing van kantoorapparatuur en -meubilair mogelijk te maken. Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van deze data en of en hoe het bedrijf tijdens de verhuizing doorgaat en hoe dit van invloed is op hun werkschema en werkdruk.
- Nieuw kantoorplan: Medewerkers willen al vroeg weten hoe de nieuwe ruimte eruit komt te zien en hoe de kantoren worden ingericht. Hebben ze nog een eigen ruimte of zitten ze nu in een hokje of open plattegrond? Zorg ervoor dat u een manier creëert om personeel te informeren over hoe hun werkruimte kan veranderen.
- De nieuwe opties voor locatie, parkeren en woon-werkverkeer: Geef het personeel alle informatie die ze nodig hebben over de nieuwe locatie, zodat ze het transport naar de nieuwe ruimte kunnen voorbereiden.
Manieren om doelstellingen aan het personeel te communiceren
De manier waarop u het bericht bezorgt, moet worden bepaald door het type bericht dat het is. De tijdlijn kan bijvoorbeeld eenvoudig via uw bedrijfsintranet worden aangeleverd; overwegende dat sluitingen van kantoren het beste kunnen worden gepresenteerd tijdens een personeelsvergadering om ervoor te zorgen dat vragen kunnen worden gesteld en beantwoord.
- intranet: Voor die bedrijven of organisaties die een intranet hebben, is dit meestal het beste platform voor de meeste berichten. Het maakt eenvoudige updates van bestanden en informatie mogelijk die alle medewerkers kunnen bereiken.
- Persoonlijke ontmoetingen: Wat de boodschap ook is, personeelsvergaderingen zijn een goede plek om aankondigingen te doen en het personeel de kans te geven een volledige discussie te voeren. U kunt de vergadertijd ook gebruiken om te bekijken hoe de informatie wordt gecommuniceerd, zodat het personeel weet dat ze op de hoogte worden gehouden.
- E-mail: Hoewel e-mail eenvoudig is, is het niet altijd de beste manier om informatie door te geven. Je wilt niet zoveel e-mails versturen dat mensen de informatie niet kunnen vinden wanneer ze die nodig hebben. Als u e-mail gebruikt, zorg er dan voor dat u deze alleen gebruikt om mensen te laten weten waar ze de informatie kunnen verkrijgen.
- Algemene mappen: Als u geen intranet heeft, maak dan een gemeenschappelijke map op een netwerkstation aan waartoe iedereen toegang heeft.
- prikbord: U kunt een fysieke ruimte gebruiken om informatie te plaatsen. Mensen kunnen er vaak naar kijken en het biedt ook een plek waar mensen samen kunnen komen en hun zorgen kunnen bespreken.
