Help de ontwikkeling van de site en deelt het artikel met vrienden!
Het verhuizen van uw bedrijf naar een nieuwe kantoorlocatie is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en dat een zorgvuldige planning en verschillende voorbereidingsstappen vereist. Zoals bij elk groot project, is het het beste om de werklast te verdelen en specifieke taken toe te wijzen aan verschillende medewerkers. Het proces vroeg starten en open en frequente communicatie onderhouden zijn de sleutels tot een succesvolle en minder stressvolle verhuizing.
Een tijdlijn maken
Maak een tijdlijn met alle essentiële fasen van uw verhuizing. Bespreek het plan met alle teamleden die bij de verhuizing betrokken zijn om ervoor te zorgen dat het schema haalbaar is. Wees realistisch over hoeveel tijd je nodig hebt. Een klein kantoor heeft mogelijk minstens drie maanden nodig om zich voor te bereiden, terwijl een middelgroot tot groot kantoor zes tot acht maanden of langer moet plannen. De sleutel is in ieder geval om zo vroeg mogelijk te beginnen.
Ontwerp de nieuwe ruimte
De volgende stap is het verzamelen van alle beschikbare informatie over de nieuwe ruimte. Probeer blauwdrukken of een vloerindeling te krijgen, zodat u de belangrijkste componenten, zoals stopcontacten en opslagruimte, kunt identificeren en begin met het ontwerpen van de nieuwe kantoorindeling. Het is ook een goed idee om een algemeen indelingsplan voor uw huidige ruimte te hebben, zodat u de twee kunt vergelijken. Als er gebieden in het huidige kantoor zijn die niet werken, identificeer ze dan nu, zodat dezelfde problemen in uw nieuwe ruimte kunnen worden vermeden.
Maak daarnaast een lijst van mogelijke problemen met de nieuwe ruimte, zoals een kleinere ontvangstruimte of minder opslagcapaciteit, of misschien een grotere open ruimte die meer cabines of tijdelijke wanden vereist. Het kan nodig zijn om timmerlieden, schilders, elektriciens, systeeminstallateurs of andere professionals in te huren om muren te bouwen, bedrading toe te voegen of cosmetische veranderingen aan te brengen voordat u er intrekt.
Stel uw verhuisteam samen
Stel voor middelgrote tot grote kantoren iemand aan (of vraag om vrijwilligers) van elke afdeling of divisie om hun specifieke gebied te coördineren. Dit kan worden toegewezen aan de afdelingssupervisor of manager, die er vervolgens voor kan zorgen dat elke medewerker de verantwoordelijkheid neemt voor het inpakken van hun bureau, bestanden en persoonlijke spullen. Voor kleinere kantoren sta je er misschien alleen voor. Als dat zo is, identificeer dan een paar sleutelfiguren die kunnen helpen bij het coördineren van de verhuizing.
Uw team kan ook helpen bij het identificeren van huidige problemen met de oude ruimte en het vinden van mogelijke oplossingen voor het nieuwe kantoor. Dit is een geweldige manier om andere gezichtspunten te integreren en onderweg consensus te bereiken, vooral als sommige medewerkers de verandering niet steunen.
Regelmatige vergaderingen houden
Plan in uw planning regelmatige vergaderingen om de verhuizing en de voortgang ervan met alle medewerkers te bespreken. Het is belangrijk om iedereen op de hoogte te houden en tijd te maken om de zorgen en opmerkingen van werknemers aan de orde te stellen. Verhuizen is stressvol voor alle betrokkenen en kan meer stress opleveren als beslissingen niet adequaat worden gecommuniceerd.
Bepaal uw budget
Als u een specifiek budget heeft voor uw verhuizing, is het belangrijk om de kosten te identificeren voordat u verhuizers inhuurt, of zelfs voordat u de eerste doos inpakt.
Taken toewijzen
Laat uw verhuisteam een lijst maken met taken die moeten worden voltooid in de weken voordat u gaat verhuizen, en zorg ervoor dat kritieke taken worden toegevoegd aan de tijdlijn/planning. Vraag elke afdelingsmanager of supervisor wat er nodig is in hun gebied, waaronder mogelijk gespecialiseerde serviceproviders, zoals telefoonlijninstallateurs of computernetwerkspecialisten. Zorg er ook voor dat de gemeenschappelijke ruimtes, zoals de receptie, lobby en opslagruimtes, zijn afgedekt.
Huur de verhuizers in
Verhuizers inhuren is een van de meest cruciale taken bij het verhuizen van een bedrijf, en er zijn verhuisbedrijven die gespecialiseerd zijn in kantoorverhuizingen. Zoals bij elke verhuizing van het huishouden, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf betrouwbaar is en dat u de beste service krijgt voor de kosten. Doe je onderzoek, stel de juiste vragen en laat het bedrijf naar je kantoor komen om je verhuizing te beoordelen.
Deze taak kan worden toegewezen aan één persoon of groep of aan een paar verschillende mensen, waarbij elk specifieke bedrijven belt en vervolgens notities vergelijkt. Begin in ieder geval vroeg om er zeker van te zijn dat u de beste prijs krijgt en past bij uw behoeften.
Maak een lijst met contactpersonen
Een lijst met contactpersonen zorgt ervoor dat iedereen met wie u zaken doet, inclusief leveranciers en klanten, weet dat u verhuist. Het is een goed idee om deze taak aan één persoon toe te wijzen om toezicht te houden om te voorkomen dat contacten door de kieren vallen. Het informeren van klanten en klanten vereist specifieke communicatie over uw nieuwe locatie en hoe het bedrijf zal werken tijdens de verhuizing. Dergelijke informatie is essentieel om ervoor te zorgen dat uw klanten niet ergens anders heen gaan voor uw diensten.
