Heb je ooit een uitnodiging ontvangen die je niet kon accepteren? De kans is groot dat je meer dan eens hebt. Je hebt waarschijnlijk zelfs uitnodigingen gestuurd naar mensen die je moesten afwijzen.
Worstel je met het afwijzen van een uitnodiging zonder iemands gevoelens te kwetsen of conflicten te veroorzaken? Vind je het vervelend om iemand af te wijzen? Er zijn manieren waarop u elke uitnodiging kunt weigeren als u dit oprecht doet en respect toont voor de persoon die u de uitnodiging heeft gestuurd.
Onthoud dat dit een uitnodiging is, geen bevel om daar te zijn. Natuurlijk wil die persoon dat je gaat, anders had ze het niet gevraagd. Als je echter andere plannen hebt, of iets anders je verhindert om aanwezig te zijn, is er niets mis met afslaan.
Ook al denk je misschien dat je iemand teleurstelt als je nee zegt, dat is waarschijnlijk niet het geval. Tenzij je betrokken bent bij de planning, of je al hebt toegezegd om te gaan, zul je niemand teleurstellen.
Het is prima om een uitnodiging af te wijzen als je verhinderd bent. De sleutel is om de persoon zo snel mogelijk en op een beleefde manier te laten weten of je de uitnodiging al dan niet kunt accepteren. De persoon die u de uitnodiging heeft gestuurd, zal een snelle reactie op prijs stellen.
Een uitnodiging gracieus afwijzen?
Hier zijn enkele tips om een uitnodiging op de meest beleefde manier af te wijzen:
- Negeer de uitnodiging niet. De uitnodiging opzij leggen om later af te handelen is niet goed voor jou of de persoon die hem heeft gestuurd. Ze moet weten of je er bent of niet. Als je de uitnodiging negeert, laat je zien dat je de juiste etiquette niet kent en dat je misschien van de gastenlijst wordt gelaten voor haar volgende feestje.
- Wacht niet. Zodra je weet dat je niet kunt gaan, laat je de persoon dat weten. De meeste evenementen vereisen planning en budgettering.
- Wees dankbaar. Bedank de persoon altijd oprecht voor het uitnodigen van je en laat haar weten dat je vereerd bent dat ze hoog genoeg van je denkt om de uitnodiging te versturen.
- Wees eerlijk. Je hoeft nooit valse excuses te bedenken waarom je niet naar het evenement kunt gaan, maar je hoeft ook niet in detail te treden. Laat haar weten dat je al plannen hebt. Dat zou genoeg moeten zijn.
- Vraag om een ander tijdstip. Als de uitnodiging exclusief voor jou is, laat de persoon dan weten dat je verhinderd bent op het tijdstip dat zij heeft gevraagd, maar dat je graag op een ander moment met haar afspreekt. Dit is uiteraard geen optie als het een groepsbijeenkomst is.
- Leg niet te veel uit. Als je er niet bij kunt zijn, houd je uitleg dan kort en bondig. Als je het anders doet, klinkt het alsof je alleen maar excuses probeert te bedenken.
- Stuur iets. Als je normaal gesproken een cadeau meeneemt naar een evenement waarvoor je bent uitgenodigd, zoals een verjaardagsfeestje of babyshower, stuur dan iets met een kaart eraan. Noem iets over wensen dat je erbij zou kunnen zijn en voeg eraan toe dat je ernaar uitkijkt haar binnenkort te zien.
Juiste toon en bewoording voor het afwijzen van een uitnodiging
Soms kunt u uw antwoord persoonlijk, aan de telefoon of gewoon een vinkje op een RSVP-kaart geven. Het kan echter voorkomen dat u een notitie moet schrijven. De toon van uw brief moet uw relatie met de persoon die u heeft uitgenodigd weerspiegelen. Als het een goede persoonlijke vriend is, zal het veel minder formeel zijn dan een voor een zakelijke kennis.
Hieronder vindt u enkele voorbeelden van hoe u schriftelijk kunt weigeren.
Voorbeeld 1
Beste Joan,
Heel erg bedankt dat je me hebt uitgenodigd op je verjaardagsfeestje. Helaas heb ik al plannen voor die avond, dus ik kan er niet bij zijn. Ik hoop dat je een geweldige tijd hebt om deze speciale gelegenheid te vieren.
Je vriend,
Sarah
Voorbeeld #2
Beste George,
Gefeliciteerd met je nieuwe functie! Ik wou dat ik je promotiefeestje kon bijwonen, maar ik ben dat weekend de stad uit. Misschien kunnen we binnenkort iets gaan drinken, en dan kun je me alles vertellen over je nieuwe baan. Ik wens je het allerbeste.
Altijd,
Jenna
Voorbeeld #3
Beste Harley,
Bedankt voor de uitnodiging voor het afstudeerfeest van uw dochter. Ik weet hoe trots je bent. Als ik het zou kunnen halen, zou ik dat zeker doen, maar ik heb mijn vlucht buiten de stad al geboekt om mijn ouders te bezoeken. Feliciteer haar alstublieft met mij en laat haar weten dat ik er in gedachten zal zijn.
Je vriend,
James
Voorbeeld #4
Geachte heer Jones,
Ik heb je uitnodiging voor de lunch van je bedrijf ontvangen. Het spijt me u te moeten mededelen dat ik er niet bij kan zijn vanwege een andere zakelijke verplichting. Bedankt dat je aan mij denkt.
Oprecht,
Arthur Smith
Wanneer u een uitnodiging moet weigeren
Hoe graag je ook wilt gaan naar alles waarvoor je bent uitgenodigd, er zijn momenten waarop je gewoon niet kunt. Misschien heb je al plannen voor die bepaalde tijd, of moet je werken. Of misschien ben je uitgeput en moet je het even inhouden. Jezelf te veel uitstrekken kan ervoor zorgen dat je je draden kruist, waardoor je er schilferig en onverantwoordelijk uitziet.
Je komt misschien in de verleiding om niet te reageren omdat je de gevoelens van de persoon niet wilt kwetsen, of omdat je bang bent dat je niet wordt uitgenodigd voor hun volgende evenement. Misschien denk je dat als je de uitnodiging negeert, het niet erg zal zijn om gewoon niet te komen opdagen. Dat is een foute gedachte, want het negeren ervan is onbeleefd en onattent, wat je van toekomstige gastenlijsten zou kunnen afhouden.
Zelfs als je het soort persoon bent dat moeite heeft om nee te zeggen, moet je diep graven en het juiste doen door de gastheer beleefd te laten weten dat je verhinderd bent. Je hoeft geen excuus te verzinnen. In feite is het beter om kort maar beleefd te zijn. En je moet het eerder vroeger dan later doen, zodat de persoon beter kan plannen.
Onthoud dat het afwijzen van een uitnodiging niet betekent dat u de persoon afwijst die u de uitnodiging heeft gestuurd. Het is gewoon een verklaring dat je niet kunt bijwonen waarvoor je bent uitgenodigd.
Later opvolgen
Na het evenement is het prima om de persoon te bellen en te vragen hoe het evenement is verlopen. Misschien wil je je spijt betuigen dat je het niet hebt kunnen halen, maar als je dat doet, heb dan een positieve houding. Je zou iets willen zeggen als: "Het klinkt alsof je een geweldige tijd hebt gehad."
